Коллективный договор в течение семи дней со дня подписания направляется представителем работодателя (работодателей) на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду. Регистрация не влияет на вступление коллективного договора, соглашения в силу. При осуществлении регистрации коллективного договора соответствующий орган по труду выявляет условия, ухудшающие положение работников по сравнению с настоящим Кодексом, иными законами, нормативными правовыми актами, и сообщает об этом представителям сторон, подписавшим коллективный договор, соглашение, а также в соответствующую государственную инспекцию труда. Условия коллективного договора, соглашения, ухудшающие положение работников, недействительны и не подлежат применению (ст. 50 ТК РФ).
Перед тем, как направлять коллективный договор на регистрацию, работодателю следует узнать о порядке работы регионального органа по труду и требованиях, которые он предъявляет к оформлению коллективного договора.
Для уведомительной регистрации должны быть представлены три экземпляра коллективного договора. Подписи и печати, их заверяющие, должны быть подлинными. Страницы во всех экземплярах должны быть пронумерованы сквозной нумерацией. Каждый экземпляр коллективного договора следует прошить и скрепить печатью с указанием количества прошитых страниц.
Необходимо также подготовить сопроводительное письмо, в котором указать:
- фамилию, имя, отчество (полностью) представителей сторон, подписавших коллективный договор;
- контактные телефоны представителей сторон;
- административный округ, в котором расположена организация;
- отрасль (по основному виду деятельности);
- форму собственности;
- общую численность работников организации;
- наименование вышестоящего профсоюзного органа (для профсоюзных комитетов).
Если коллективный договор заключен иными представителями работников, кроме профсоюзов, то для регистрации потребуется выписка из протокола общего собрания (конференции) о наделении представителя работников полномочиями на ведение переговоров и заключение коллективного договора от их имени.
Регистрация носит бесплатный и уведомительный характер. Срок проверки коллективного договора на соответствие действующему законодательству о труде ограничен двумя неделями. При выявлении условий, ухудшающих положение работников по сравнению с действующим законодательством и в силу этого, в соответствии с законодательством, недействительных, в оттиск штампа о регистрации вписывается отметка "с замечаниями на _______ листах". Наличие замечаний не является основанием для отказа в регистрации
По истечении двух недель факт регистрации коллективного договора фиксируется штампом с регистрационным номером и подписью ответственного лица на титульном листе всех представленных экземпляров. Два экземпляра зарегистрированного договора возвращаются представителям сторон через ответственное лицо по предъявлению документа, удостоверяющего личность и принадлежность к данной организации, или по доверенности. Третий экземпляр остается на хранении регистрирующего органа в течение всего срока действия коллективного договора.
Изменения и дополнения коллективного договора также необходимо регистрировать.