П О Л О Ж Е Н И Е
об отделе записи актов гражданского состояния
Министерства юстиции и имущественных отношений
Чувашской Республики
I. Общие положения
1.1. Отдел записи актов гражданского состояния (далее – отдел) является структурным подразделением Министерства юстиции и имущественных отношений Чувашской Республики (далее – министерство).
1.2. Отдел возглавляет заместитель министра – начальник отдела, который назначается и освобождается от должности министром юстиции и имущественных отношений Чувашской Республики (далее – Министр).
1.3. Штат отдела утверждается Министром.
1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется: Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Чувашской Республики, законами Чувашской Республики, указами и распоряжениями Главы Чувашской Республики, постановлениями и распоряжениями Кабинета Министров Чувашской Республики, иными нормативно-правовыми актами Чувашской Республики, настоящим Положением, приказами и распоряжениями министерства, устными и письменными распоряжениями руководства.
1.5. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями министерства, органами исполнительной власти Чувашской Республики, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти в Чувашской Республике, органами местного самоуправления в Чувашской Республике, общественными организациями и гражданами по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
II. Основные задачи отдела
2.1 Основными задачами отдела являются:
обеспечение проведения государственной политики в сфере регистрации актов гражданского состояния, находящейся в ведении Чувашской Республики;
обеспечение соответствия действующему законодательству, полноты и своевременности регистрации актов гражданского состояния на территории Чувашской Республики в целях охраны прав и законных интересов граждан и организаций;
совершенствование деятельности органов записи актов гражданского состояния Чувашской Республики (далее – органов ЗАГС Чувашской Республики), повышение правового обслуживания граждан;
оказание методической помощи органам ЗАГС Чувашской Республики по обеспечению торжественной обстановки при регистрации брака;
обеспечение правильного подбора, расстановки кадров и повышение квалификации работников, регистрирующих акты гражданского состояния;
организация сопровождения электронной системы учета записей актов гражданского состояния и поддержание её в актуальном состоянии;
систематизация, обработка, учет и хранение записей актов гражданского состояния.
III. Функции отдела
Отдел в целях реализации возложенных на него задач выполняет следующие функции:
разрабатывает проекты законов Чувашской Республики, указов и распоряжений Главы Чувашской Республики, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Чувашской Республики, касающихся вопросов регистрации актов гражданского состояния;
разрабатывает для органов исполнительной власти Чувашской Республики предложения к проектам законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Чувашской Республики;
разрабатывает проекты концепций, направленных на повышение уровня правового обслуживания населения по вопросам регистрации актов гражданского состояния;
разрабатывает проекты соглашений и договоров, протоколы о сотрудничестве и взаимодействии, заключаемых с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти Чувашской Республики, органами местного самоуправления, контролирует их выполнение;
разрабатывает методические рекомендации, информационные письма по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния, внесения исправлений, изменений в записи актов гражданского состояния и распространяет положительный опыт работы;
ведет учет представленных отчетов органов ЗАГС Чувашской Республики, анализирует их и представляет сводные отчеты в Министерство финансов Чувашской Республики, Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Чувашской Республике, Территориальный орган Федеральной службы государственной статистики по Чувашской Республике;
разрабатывает аналитические материалы и обобщает имеющуюся информацию по практике применения органами ЗАГС законодательства в сфере регистрации актов гражданского состояния для Главы Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики и органов исполнительной власти Чувашской Республики;
предоставляет органам исполнительной власти Чувашской Республики, организациям и гражданам разъяснение действующего законодательства по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния;
готовит ответы на поступившие в Министерство и отдел обращения и письма граждан и организаций;
готовит для СМИ, размещения в сети Интернет информацию о деятельности органов ЗАГС Чувашской Республики и брачно-семейных отношениях;
разрабатывает предложения по приобретению бланков гербовой документации для органов ЗАГС Чувашской Республики;
ведет учет бланков гербовой документации и контролирует на основании анализа правильность их использования и хранения;
контролирует на основании плановых и внеплановых проверок исполнение переданных органам местного самоуправления муниципальных районов и городских округов делегированных государственных полномочий Российской Федерации на государственную регистрацию актов гражданского состояния;
контролирует соблюдение международных договоров органами ЗАГС Чувашской Республики при государственной регистрации актов гражданского состояния с участием иностранных граждан;
удостоверяет путем проставления апостиля официальные документы, выданные органами записи актов гражданского состояния в Чувашской Республике в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия, в случаях, установленных международными договорами Российской Федерации;
выдает гражданам повторные свидетельства и иные документы, подтверждающие факт государственной регистрации акта гражданского состояния, по вторым экземплярам актовых записей в случаях, установленных законодательством Российской Федерации;
ведет учет, обработку, систематизацию, хранение вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, поступивших из органов ЗАГС Чувашской Республики, и другой документации в течение установленных сроков, в установленном порядке вносит в них изменения, а также аннулирует;
осуществляет мониторинг работы органов ЗАГС Чувашской Республики по предоставлению государственных услуг в электронном виде в сфере регистрации актов гражданского состояния;
исполняет функции организаторов по проведению семинаров, совещаний по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния для работников органов ЗАГС Чувашской Республики, повышению их квалификации и профессионального мастерства;
участвует в разработке политики информатизации органов ЗАГС Чувашской Республики;
исполняет работу по сопровождению программного обеспечения в органах ЗАГС Чувашской Республики и оперативному консультированию пользователей;
исполняет работу по формированию региональной электронной базы данных актов гражданского состояния и поддержке ее в актуальном состоянии;
обеспечивает техническую защиту персональных данных в ИСПДн отдела с использованием сертифицированных средств защиты информации в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему классу ИСПДн, установленными законодательством Российской Федерации;
разрабатывает предложения для федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти Чувашской Республики по награждению работников органов ЗАГС Чувашской Республики государственными наградами Российской Федерации и Чувашской Республики, почетными грамотами, благодарностями;
оказывает методическую помощь органам ЗАГС Чувашской Республики по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
ведет делопроизводство по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.
IV. Организация деятельности отдела
4.1.Заместитель министра – начальник отдела осуществляет руководство отделом.
4.2. Отдел имеет печать с изображением государственного герба Российской Федерации со своим наименованием.
4.3. В период отсутствия начальника отдела руководство отделом, контроль за выполнением запланированных мероприятий и поручений руководства министерства осуществляет заместитель начальника отдела.
4.4. Отдел проводит свою работу в соответствии с планом работы, утвержденным Министром.
V. Права
5.1 Отдел в пределах своей компетенции вправе:
запрашивать и получать в порядке, установленном законодательством, у министерств и иных органов исполнительной власти Чувашской Республики, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, других организаций и должностных лиц необходимую информацию, документы и материалы;
вносить на рассмотрение руководства министерства предложения по вопросам совершенствования деятельности отдела с целью успешного выполнения возложенных на отдел задач и функций;
участвовать в работе комиссий и иных консультативных органов, формируемых из представителей республиканских органов исполнительной власти, организаций с целью реализации возложенных на отдел задач и функций;
принимать участие в проводимых министерством совещаниях по вопросам, относящимся к компетенции отдела, запрашивать и получать информацию от других структурных подразделений министерства;
подготавливать и вносить в установленном порядке предложения об отмене действия нормативно-правовых актов, противоречащих действующему законодательству по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
вносить в установленном порядке предложения об улучшении условия труда, материальном и моральном поощрении, социально-бытовом обеспечении работников отдела.
VI. Создание, реорганизация и ликвидация отдела
6.1. Отдел создается, реорганизуется и ликвидируется приказом министерства.